S-TEAM
Novice / News / News
Information about news in accounting and S-team.
Kako podjetje sploh ugotovi, da uporablja AI?
Prvi korak pri urejanju uporabe umetne inteligence ni pravilnik, ampak popis dejanske uporabe AI v podjetju. Podjetja pogosto mislijo, da AI uporabljajo samo, če zaposleni odprejo ChatGPT ali Copilot. V resnici je AI lahko že v orodjih, ki jih uporabljajo vsak dan: pri filtriranju neželene pošte, prevajanju, samodejnem razvrščanju dokumentov, prepoznavanju podatkov na računih, marketinških predlogih, CRM sistemih, kadrovskih orodjih ali strojih z vgrajeno funkcijo prediktivnega vzdrževanja.
Popis ni sam sebi namen. Podjetje mora najprej ugotoviti tri stvari: katero orodje uporablja, za kateri poslovni namen in s katerimi podatki. Nato mora oceniti, ali gre za običajno pomoč pri delu ali za uporabo, ki lahko vpliva na človeka. Uporaba AI za osnutek objave ali prevod praviloma ni enako tvegana kot uporaba AI za predizbor kandidatov, ocenjevanje zaposlenih, kreditno presojo ali odločanje o dostopu do storitev.
Pomembna je tudi vloga podjetja. Če podjetje uporablja rešitev drugega ponudnika, je praviloma uporabnik oziroma uvajalec sistema. Če podjetje AI rešitev razvija, prodaja ali jo daje na trg pod svojim imenom, so lahko njegove obveznosti bistveno širše. Če kupi stroj ali programsko rešitev z vgrajeno AI funkcijo, mora preveriti, kaj zagotavlja dobavitelj in kaj ostane odgovornost uporabnika.
Dober popis AI zato ni dolg register, ampak razumljiva evidenca: orodje, namen uporabe, uporabniki, vrsta podatkov, vpliv na ljudi, dobavitelj in ocena tveganja. Šele na tej podlagi lahko podjetje smiselno določi pravila uporabe, usposobi zaposlene in presodi, ali potrebuje le kratka interna navodila ali bolj formalen sistem upravljanja AI.
Največje tveganje ni, da podjetje uporablja AI. Tveganje je, da ga uporablja, ne da bi to sploh vedelo.
How Can a Company Even Know That It Uses AI?
The first step in organizing the use of artificial intelligence is not an internal policy, but an inventory of the actual use of AI in the company. Companies often think they use AI only when employees open ChatGPT or Copilot. In reality, AI may already be part of tools they use every day: spam filtering, translation, automatic document classification, data recognition on invoices, marketing suggestions, CRM systems, HR tools, or machines with embedded predictive maintenance functions.
The inventory is not an end in itself. A company must first identify three things: which tool it uses, for which business purpose, and with which data. It must then assess whether this is ordinary support in daily work or use that may affect a person. Using AI for a draft post or a translation is generally not as risky as using AI for candidate preselection, employee assessment, credit scoring, or decisions on access to services.
The company’s role is also important. If the company uses a solution from another provider, it is usually a user or deployer of the system. If it develops, sells, or places an AI solution on the market under its own name, its obligations may be much broader. If it purchases a machine or software solution with an embedded AI function, it must check what the supplier provides and what remains the responsibility of the user.
A good AI inventory is therefore not a long register, but a clear record: tool, purpose of use, users, type of data, impact on people, supplier, and risk assessment. Only on this basis can the company sensibly define rules of use, train employees, and assess whether it needs only short internal instructions or a more formal AI governance system.
The greatest risk is not that a company uses AI. The risk is that it uses AI without even knowing it.
Wie erkennt ein Unternehmen überhaupt, dass es KI nutzt?
Der erste Schritt zur Regelung der Nutzung künstlicher Intelligenz ist nicht eine interne Richtlinie, sondern eine Bestandsaufnahme der tatsächlichen KI-Nutzung im Unternehmen. Unternehmen glauben oft, dass sie KI nur dann nutzen, wenn Mitarbeiter ChatGPT oder Copilot öffnen. In Wirklichkeit kann KI bereits in alltäglichen Werkzeugen enthalten sein: beim Filtern von Spam-Mails, bei Übersetzungen, bei der automatischen Klassifizierung von Dokumenten, der Datenerkennung auf Rechnungen, Marketingvorschlägen, CRM-Systemen, HR-Tools oder Maschinen mit eingebetteten Funktionen für vorausschauende Wartung.
Die Bestandsaufnahme ist kein Selbstzweck. Das Unternehmen muss zunächst drei Dinge feststellen: welches Tool genutzt wird, für welchen geschäftlichen Zweck und mit welchen Daten. Danach muss es beurteilen, ob es sich um gewöhnliche Unterstützung bei der Arbeit handelt oder um eine Nutzung, die Menschen beeinflussen kann. Die Verwendung von KI für einen Textentwurf oder eine Übersetzung ist in der Regel nicht so riskant wie der Einsatz von KI für die Vorauswahl von Bewerbern, die Bewertung von Mitarbeitern, Kreditwürdigkeitsprüfungen oder Entscheidungen über den Zugang zu Dienstleistungen.
Auch die Rolle des Unternehmens ist wichtig. Wenn das Unternehmen eine Lösung eines anderen Anbieters nutzt, ist es in der Regel Nutzer oder Betreiber des Systems. Wenn es eine KI-Lösung entwickelt, verkauft oder unter eigenem Namen auf den Markt bringt, können seine Pflichten deutlich umfangreicher sein. Wenn es eine Maschine oder Softwarelösung mit eingebetteter KI-Funktion kauft, muss es prüfen, was der Lieferant gewährleistet und was in der Verantwortung des Nutzers bleibt.
Eine gute KI-Bestandsaufnahme ist daher kein langes Register, sondern eine verständliche Übersicht: Tool, Nutzungszweck, Nutzer, Art der Daten, Einfluss auf Menschen, Lieferant und Risikobewertung. Erst auf dieser Grundlage kann das Unternehmen sinnvolle Nutzungsregeln festlegen, Mitarbeiter schulen und beurteilen, ob kurze interne Anweisungen ausreichen oder ein formelleres KI-Governance-System erforderlich ist.
Das größte Risiko besteht nicht darin, dass ein Unternehmen KI nutzt. Das Risiko besteht darin, dass es KI nutzt, ohne es überhaupt zu wissen.