Umetna inteligenca ne popravi slabih procesov

O umetni inteligenci danes govorijo vsi. Podjetja sprašujejo, katero orodje izbrati, koliko stane in kdaj ga uvesti. Redko pa kdo vpraša, na čem naj umetna inteligenca v njihovem poslovanju sploh deluje. Odgovor je preprost: na podatkih in procesih. Če teh ni, tudi umetna inteligenca nima česa izboljšati.

Vzemimo isti prejeti račun v dveh podjetjih. Prvo ga prejme kot PDF po e-pošti. Sodelavka podatke prepiše v računovodski program, račun posreduje vodji s prošnjo za potrditev in po odgovoru »OK za plačilo« ga shrani v mapo na disku. Drugo podjetje prejme e-račun prek e-poti. Sistem ga sam poveže z naročilnico in prevzemom, predlaga knjiženje, vodja pa ga potrdi v sistemu, kjer ostane zapisano, kdo je kaj in kdaj potrdil.

Umetna inteligenca lahko v prvem podjetju kvečjemu hitreje prepisuje podatke s PDF-jev. Proces ostane enak, z enakimi zamudami in enakimi točkami, kjer se lahko kaj izgubi. V drugem podjetju pa ima na voljo urejene podatke o vseh računih, naročilih in plačilih. Tam lahko opozori na odstopanja od naročila, prepozna neobičajne stroške ali pomaga napovedati denarni tok. Ista tehnologija, povsem drugačna korist.

Zato velja jasen vrstni red. Umetna inteligenca ne nadomesti digitalnih procesov, lahko jih kvečjemu izboljša. Podjetje, ki ni pripravljeno ročnih procesov prenoviti v digitalne, o uvedbi umetne inteligence še ne more resno razmišljati.

Preden ima umetna inteligenca v poslovanju smisel, morajo biti izpolnjeni trije pogoji:

• Strukturirani podatki. Podatki morajo biti v poljih, ki jih računalnik razume, ne v slikahin skenih. E-računi so za to najboljši začetek.
• Opisan proces. Jasno mora biti, kdo kaj naredi, kdo potrdi in kaj se zgodi ob izjemi. Nejasnega procesa ni mogoče izboljšati, lahko ga le pospešimo.
• Urejeni šifranti. Artikli, stroškovna mesta, konti in partnerji morajo biti enotni. Drugače tudi najboljše orodje dobi napačne odgovore.

Leto 2027 je za to idealen trenutek. Zakon o izmenjavi elektronskih računov (ZIERDED) bo od 1. januarja 2028 podjetja tako ali tako prisilil, da spremenijo način izdaje in prejema računov. Kdor bo to spremembo izkoristil za prenovo celotnega procesa, od naročila do arhiva, bo hkrati postavil temelje, na katerih bo umetna inteligenca kasneje res prinesla korist. Kdor bo zgolj zamenjal obliko računa, bo čez nekaj let začel znova.

V S-TEAM-u vam lahko pomagamo najprej urediti temelje: pregledati pot dokumentov in podatkov v vašem podjetju ter pripraviti načrt digitalizacije, na katerega bo mogoče pozneje varno nadgraditi tudi umetno inteligenco.

Artificial intelligence cannot fix bad processes

Everyone is talking about artificial intelligence today. Businesses ask which tool to choose, how much it costs and when to introduce it. Yet few ask what AI will actually work with in their business. The answer is simple: data and processes. Without them, AI has nothing to improve.

Consider the same incoming invoice at two companies. The first receives it as a PDF by email. An employee copies the details into accounting software, forwards the invoice to a manager for approval and, after receiving an “OK to pay” reply, saves it in a folder on a drive. The second company receives an e-invoice through an e-delivery channel. The system automatically matches it with the purchase order and goods receipt and suggests the accounting entry. The manager approves it in the system, which records who approved what and when.

In the first company, AI can do little more than transcribe data from PDFs faster. The process stays the same, with the same delays and the same points at which something can get lost. In the second, AI has access to well-organised data on all invoices, orders and payments. There, it can flag discrepancies against an order, identify unusual expenses or help forecast cash flow. The same technology, but a completely different benefit.

There is therefore a clear order of priorities. AI cannot replace digital processes; at most, it can improve them. A business that is not prepared to redesign manual processes as digital ones cannot yet seriously consider adopting AI.

Before AI can add value to a business, three conditions must be met:

• Structured data. Information must be stored in fields a computer understands, not in images and scans. E-invoices are the best starting point.
• Defined processes. It must be clear who does what, who approves it and what happens when an exception occurs. An unclear process cannot be improved; it can only be accelerated.
• Consistent master data. Items, cost centres, ledger accounts and business partners must be standardised. Otherwise, even the best tool will produce incorrect answers.

The year 2027 is an ideal opportunity. From 1 January 2028, the Electronic Invoices Exchange Act (ZIERDED) will require companies to change how they issue and receive invoices anyway. Those who use this change to redesign the entire process, from order to archive, will also lay the foundation for AI to bring real benefits later. Those who merely change the invoice format will have to start again in a few years.

At S-TEAM, we can help you get the foundations right first: review the flow of documents and data in your business and develop a digitalisation plan that can later be safely enhanced with AI.

Künstliche Intelligenz behebt keine schlechten Prozesse

Heute sprechen alle über künstliche Intelligenz. Unternehmen fragen, welches Tool sie wählen sollen, wie viel es kostet und wann sie es einführen sollten. Kaum jemand fragt jedoch, worauf die KI im eigenen Unternehmen überhaupt aufbauen soll. Die Antwort ist einfach: auf Daten und Prozessen. Fehlen diese, hat auch KI nichts, was sie verbessern könnte.

Betrachten wir dieselbe Eingangsrechnung in zwei Unternehmen. Das erste erhält sie als PDF per E-Mail. Eine Mitarbeiterin überträgt die Daten in die Buchhaltungssoftware, leitet die Rechnung mit der Bitte um Freigabe an die Führungskraft weiter und speichert sie nach der Antwort „Zur Zahlung freigegeben“ in einem Ordner auf der Festplatte. Das zweite Unternehmen empfängt eine E-Rechnung über einen elektronischen Übermittlungsweg. Das System verknüpft sie automatisch mit Bestellung und Wareneingang, schlägt die Buchung vor und die Führungskraft gibt sie im System frei. Dort bleibt nachvollziehbar, wer was wann genehmigt hat.

Im ersten Unternehmen kann KI allenfalls die Daten aus PDFs schneller übertragen. Der Prozess bleibt unverändert, mit denselben Verzögerungen und denselben Stellen, an denen etwas verloren gehen kann. Im zweiten Unternehmen stehen dagegen geordnete Daten zu allen Rechnungen, Bestellungen und Zahlungen zur Verfügung. Hier kann KI auf Abweichungen von Bestellungen hinweisen, ungewöhnliche Kosten erkennen oder bei der Liquiditätsplanung helfen. Dieselbe Technologie, ein völlig anderer Nutzen.

Daher gilt eine klare Reihenfolge. KI ersetzt keine digitalen Prozesse, sie kann sie höchstens verbessern. Ein Unternehmen, das nicht bereit ist, manuelle Abläufe in digitale Prozesse umzuwandeln, kann die Einführung von KI noch nicht ernsthaft angehen.

Damit künstliche Intelligenz im Unternehmen sinnvoll eingesetzt werden kann, müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein:

• Strukturierte Daten. Informationen müssen in Feldern vorliegen, die ein Computer versteht, und nicht in Bildern und Scans. E-Rechnungen sind dafür der beste Einstieg.
• Beschriebene Prozesse. Es muss klar sein, wer welche Aufgabe übernimmt, wer freigibt und was bei Ausnahmen geschieht. Einen unklaren Prozess kann man nicht verbessern, sondern nur beschleunigen.
• Einheitliche Stammdaten. Artikel, Kostenstellen, Sachkonten und Geschäftspartner müssen einheitlich geführt werden. Sonst liefert selbst das beste Tool falsche Ergebnisse.

Das Jahr 2027 bietet dafür den idealen Zeitpunkt. Das Gesetz über den Austausch elektronischer Rechnungen (ZIERDED) wird Unternehmen ab dem 1. Januar 2028 ohnehin dazu verpflichten, ihre Rechnungsstellung und ihren Rechnungsempfang umzustellen. Wer diese Veränderung nutzt, um den gesamten Ablauf von der Bestellung bis zur Archivierung neu zu gestalten, schafft zugleich die Grundlage dafür, dass KI später echten Nutzen stiften kann. Wer nur das Rechnungsformat austauscht, wird in einigen Jahren wieder von vorn anfangen.

Wir von S-TEAM helfen Ihnen, zunächst die Grundlagen zu schaffen: den Dokumenten- und Datenfluss in Ihrem Unternehmen zu überprüfen und einen Digitalisierungsplan zu erarbeiten, auf den sich später auch KI sicher aufbauen lässt.