Sken ni digitalizacija

Ko podjetje papirne račune zamenja s PDF-ji in skeni, ima občutek, da je poslovanje digitaliziralo. A digitalizacija se ne meri po tem, ali je dokument na papirju ali v datoteki. Meri se po tem, ali podatki potujejo skozi podjetje brez ročnega prepisovanja.

PDF je pravzaprav slika računa. Človek iz nje prebere dobavitelja, znesek in rok plačila, računalnik pa tega ne zna zanesljivo. Zato mora nekdo podatke ročno vnesti v računovodski program. Lahko jih prebere tudi program za samodejno prepoznavanje besedila (OCR), vendar mora človek rezultat še vedno preveriti. Račun nato potuje po e-pošti od sodelavca do sodelavca s pripisom »OK za plačilo«, v knjigovodstvu ga ročno knjižijo in na koncu shranijo v mapo na disku. Papir je izginil, vsi koraki pa so ostali. Temu pravimo elektronizacija.

E-račun je obratno najprej podatkovni zapis, slika pa le njegov prikaz. Davčna številka, postavke, DDV, sklic na naročilnico in IBAN so v ločenih poljih. Sistem jih lahko sam primerja z naročilnico in prevzemom, predlaga konto in stroškovno mesto ter pripravi plačilni nalog. Človek potrdi le izjeme, ki se ne ujemajo. To je digitalizacija: proces izvajajo podatki in ne ljudje.

Kdaj podjetje šele elektronizira? Prvi znak je potrjevanje računov s posredovanjem e-pošte. Drugi je ročni vnos podatkov v knjigovodstvo ali optika brez povezave z naročilom. Tretji je arhiv, v katerem ni mogoče dokazati, kdo je kdaj kaj spremenil.

Zakon o izmenjavi elektronskih računov (ZIERDED) bo od 1. januarja 2028 prvi znak odpravil sam, saj pošiljanje računov po e-pošti ne bo več dovoljeno. Druga dva bosta ostala, če jih podjetje ne bo uredilo samo. Kdor bo leta 2028 prejeti e-račun spet natisnil v PDF in ga poslal v potrditev po e-pošti, bo izpolnil zakonske zahteve, ne bo pa svojega poslovanja digitaliziral.

Prav zato je leto 2027 idealen čas za razmislek. Ker bodo podjetja zaradi e-računov procese tako ali tako morala delno spremeniti, je smiselno, da hkrati premislijo o celoviti digitalizaciji: od naročila in prevzema do potrditve, knjiženja, plačila in arhiva. Isti napor, vložen v celoten proces, prinese bistveno večjo dodano vrednost kot zgolj zamenjava oblike računa.

To velja tudi za umetno inteligenco, o kateri danes razmišlja vse več podjetij. Umetna inteligenca ne nadomesti digitalnih procesov, lahko jih kvečjemu izboljša. Podjetje, ki ni pripravljeno ročnih procesov prenoviti v digitalne, o uvedbi umetne inteligence še ne more resno razmišljati. Kjer računi še potujejo kot PDF-ji po e-pošti in se ročno prepisujejo, bi umetna inteligenca le hitreje avtomatizirala obstoječo zmedo. Vrstni red je zato jasen: najprej urejeni digitalni procesi in strukturirani podatki, šele nato umetna inteligenca, ki jih nadgradi. E-računi so pri tem naraven prvi korak.

Zato je pred prehodom vredno odgovoriti na nekaj vprašanj. Kje račun nastane in kdo ga potrdi? Kako se poveže z naročilnico, pogodbo in dobavnico? So šifranti artiklov, stroškovnih mest in kontov dovolj urejeni za samodejno knjiženje? Kje bomo deset let hranili izvirni e-račun?

V S-TEAM-u svetujemo, da z urejanjem procesov začnete pred zakonskim rokom. Pomagamo vam lahko pregledati pot računa od nastanka do arhiva in pripraviti načrt, po katerem bodo e-računi res prihranili čas.

Viri: ZIERDED, Uradni list RS, št. 85/2025

Scanning is not digitalisation

When a business replaces paper invoices with PDFs and scans, it may feel that it has digitalised its operations. But digitalisation is not measured by whether a document is on paper or in a file. It is measured by whether data moves through the business without manual re-entry.

A PDF is essentially an image of an invoice. A person can read the supplier, amount and payment due date, but a computer cannot do so reliably. Someone therefore has to enter the information manually into accounting software. Optical character recognition (OCR) software can also read it, but a person still has to check the result. The invoice then travels from colleague to colleague by email, with a note saying “OK to pay”; accounting staff post it manually and finally save it in a folder on a drive. The paper has disappeared, but every step remains. This is electronification, not digitalisation.

An e-invoice, by contrast, is first and foremost a data record; the image is merely its visual representation. The tax identification number, line items, VAT, purchase order reference and IBAN are held in separate fields. The system can automatically compare them with the purchase order and goods receipt, suggest a ledger account and cost centre, and prepare a payment order. A person only needs to approve exceptions that do not match. That is digitalisation: data drives the process, rather than people manually moving it along.

How can you tell that a business has only made its processes electronic? The first sign is invoice approval by forwarded email. The second is manual entry into the accounts, or OCR that is not linked to an order. The third is an archive that cannot establish who changed what and when.

From 1 January 2028, the Electronic Invoices Exchange Act (ZIERDED) will remove the first sign by prohibiting invoice exchange by email. The other two problems will remain unless businesses address them themselves. A business that receives an e-invoice in 2028, converts it into a PDF and emails it around for approval may comply with the legal requirements for exchanging invoices, but will not have digitalised its operations.

That is precisely why 2027 is an ideal time to think ahead. Since businesses will have to change some of their processes anyway because of e-invoicing, they should also consider comprehensive digitalisation: from ordering and receipt of goods or services through approval, posting and payment to archiving. Putting the same effort into the entire process creates substantially more value than merely changing the invoice format.

The same applies to artificial intelligence, which more and more companies are considering today. AI cannot replace digital processes; at most, it can improve them. A business unwilling to redesign manual processes as digital ones cannot yet seriously consider implementing AI. Where invoices still circulate as PDFs by email and are retyped manually, AI would merely automate existing confusion faster. The sequence is therefore clear: first, well-organised digital processes and structured data; only then AI to build on them. E-invoices are a natural first step.

Before making the transition, it is worth answering several questions. Where is an invoice created, and who approves it? How is it linked to the purchase order, contract and delivery note? Are the item, cost-centre and account master data sufficiently organised for automatic posting? Where will we store the original e-invoice for ten years?

At S-TEAM, we recommend organising your processes before the legal deadline. We can help you review an invoice’s journey from creation to archiving and develop a plan so that e-invoices genuinely save time.

Source: ZIERDED, Official Gazette of the Republic of Slovenia, No. 85/2025

Ein Scan ist noch keine Digitalisierung

Wenn ein Unternehmen Papierrechnungen durch PDFs und Scans ersetzt, entsteht schnell der Eindruck, die Geschäftsabläufe seien digitalisiert. Doch Digitalisierung bemisst sich nicht daran, ob ein Dokument auf Papier oder als Datei vorliegt. Entscheidend ist, ob Daten ohne manuelles Abtippen durch das Unternehmen fließen.

Ein PDF ist im Grunde ein Abbild der Rechnung. Menschen können daraus Lieferant, Betrag und Zahlungsfrist ablesen, ein Computer jedoch nicht zuverlässig. Deshalb muss jemand diese Angaben manuell in die Buchhaltungssoftware übertragen. Auch eine Texterkennungssoftware (OCR) kann sie auslesen, doch das Ergebnis muss weiterhin von einem Menschen geprüft werden. Anschließend wird die Rechnung mit dem Vermerk „Zur Zahlung freigegeben“ per E-Mail von einer Person zur nächsten weitergeleitet, in der Buchhaltung manuell verbucht und schließlich in einem Ordner auf der Festplatte gespeichert. Das Papier ist verschwunden, sämtliche Arbeitsschritte sind geblieben. Das ist Elektronisierung, nicht Digitalisierung.

Eine E-Rechnung hingegen ist in erster Linie ein Datensatz; die sichtbare Rechnung ist lediglich seine Darstellung. Steuernummer, Positionen, Mehrwertsteuer, Bestellreferenz und IBAN stehen in getrennten Feldern. Das System kann sie automatisch mit Bestellung und Wareneingang abgleichen, ein Sachkonto und eine Kostenstelle vorschlagen sowie einen Zahlungsauftrag vorbereiten. Menschen müssen nur Abweichungen freigeben. Das ist Digitalisierung: Daten steuern den Prozess, statt dass Menschen ihn manuell vorantreiben.

Woran erkennt man, dass ein Unternehmen lediglich elektronisiert hat? Ein erstes Anzeichen ist die Rechnungsfreigabe durch Weiterleiten von E-Mails. Ein zweites ist die manuelle Datenerfassung in der Buchhaltung oder eine Texterkennung ohne Verknüpfung mit der Bestellung. Ein drittes ist ein Archiv, bei dem sich nicht nachweisen lässt, wer wann was verändert hat.

Das Gesetz über den Austausch elektronischer Rechnungen (ZIERDED) wird ab dem 1. Januar 2028 das erste Anzeichen beseitigen, da der Rechnungsaustausch per E-Mail dann nicht mehr zulässig ist. Die beiden anderen Probleme bleiben bestehen, wenn das Unternehmen sie nicht selbst angeht. Wer 2028 eine E-Rechnung empfängt, sie wieder als PDF ausgibt und zur Freigabe per E-Mail weiterleitet, erfüllt möglicherweise die gesetzlichen Anforderungen an den Rechnungsaustausch, hat seine Geschäftsprozesse aber nicht digitalisiert.

Gerade deshalb ist 2027 der ideale Zeitpunkt zum Nachdenken. Da Unternehmen ihre Abläufe wegen der E-Rechnung ohnehin teilweise ändern müssen, lohnt es sich, zugleich eine umfassende Digitalisierung zu planen: von Bestellung und Wareneingang über Freigabe, Buchung und Zahlung bis zur Archivierung. Derselbe Aufwand bringt über den gesamten Prozess hinweg deutlich mehr Mehrwert als der bloße Wechsel des Rechnungsformats.

Das gilt auch für künstliche Intelligenz, mit der sich heute immer mehr Unternehmen beschäftigen. KI ersetzt keine digitalen Prozesse, sie kann sie höchstens verbessern. Ein Unternehmen, das seine manuellen Abläufe nicht in digitale Prozesse umgestalten will, kann noch nicht ernsthaft über die Einführung von KI nachdenken. Wenn Rechnungen weiterhin als PDFs per E-Mail zirkulieren und manuell abgetippt werden, würde KI das bestehende Durcheinander nur schneller automatisieren. Die Reihenfolge ist daher klar: zuerst geordnete digitale Prozesse und strukturierte Daten, danach KI als Erweiterung. E-Rechnungen sind dafür ein natürlicher erster Schritt.

Vor der Umstellung sollten einige Fragen beantwortet werden. Wo entsteht eine Rechnung und wer gibt sie frei? Wie wird sie mit Bestellung, Vertrag und Lieferschein verknüpft? Sind Artikelstammdaten, Kostenstellen und Konten ausreichend gepflegt, damit automatische Buchungen möglich sind? Wo bewahren wir die ursprüngliche E-Rechnung zehn Jahre lang auf?

Wir von S-TEAM empfehlen, die Prozesse bereits vor Ablauf der gesetzlichen Frist zu ordnen. Wir helfen Ihnen dabei, den Weg einer Rechnung von der Erstellung bis zur Archivierung zu analysieren und einen Plan zu entwickeln, damit E-Rechnungen tatsächlich Zeit sparen.

Quelle: ZIERDED, Amtsblatt der Republik Slowenien Nr. 85/2025