Kateri elektronski dokument zdrži pri davčnem nadzoru?

Večina podjetij račune že hrani elektronsko: v mapi na disku, v e-poštnem predalu ali v oblaku. A shranjena datoteka še ni dokaz. Pri davčnem nadzoru mora podjetje dokazati, da je račun pristen, nespremenjen in berljiv, in to vse do konca roka hrambe.

To zahteva Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1). Po 84. členu mora davčni zavezanec od izdaje do konca hrambe zagotoviti pristnost izvora (kdo je račun izdal), celovitost vsebine (da se po izdaji ni spremenil) in čitljivost računa. 86. člen določa, da se račun hrani v izvirni obliki, v kateri je bil poslan. Drugačna oblika je dovoljena, če onemogoča spremembo ali izbris podatkov. Račune je treba hraniti deset let po koncu leta, na katerega se nanašajo, račune v zvezi z nepremičninami pa dvajset let. Davčni organ ima pravico do dostopa, prenosa in uporabe elektronsko hranjenih računov.

Navaden PDF teh zahtev sam ne izpolni, saj ga je mogoče spremeniti brez sledi. Za dolgoročno hrambo je namenjen standard PDF/A (ISO 19005), ki vgradi pisave in prepove zunanje vsebine, zato je dokument tudi čez deset let videti enako. Arhiv RS na seznamu oblik za dolgoročno hrambo priporoča PDF/A-2, sprejemljiva sta še PDF/A-1 in PDF/A-3, navadnega PDF-ja na seznamu ni. PDF/A zagotovi čitljivost, ne dokazuje pa izvora in nespremenjenosti. To zagotovita kvalificirani elektronski pečat podjetja in kvalificirani časovni žig po evropski uredbi eIDAS ali hramba v sistemu z revizijsko sledjo.

Podobno velja za skeniranje papirnih računov. Zakon o varstvu dokumentarnega in arhivskega gradiva ter arhivih (ZVDAGA) v 13. členu dovoli uničenje papirnega izvirnika, če je digitalna oblika enako uporabna in hranjena v skladu s predpisi. Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah določa ločljivost najmanj 300 dpi, kontrolo kakovosti zajema in metapodatke. Postopek mora biti opisan v notranjih pravilih. Podjetja jih lahko pošljejo v potrditev Arhivu RS, kar jim v sporu ali nadzoru da močnejši položaj.

Z e-računi od leta 2028 pride še ena past. Finančna uprava bo e-račune v svoji brezplačni aplikaciji hranila pet let, ZDDV-1 pa zahteva deset. Tudi ponudniki e-poti račun po dostavi praviloma izbrišejo, razen če se dogovorite drugače. Za hrambo izvirnega e-računa in njegovih podatkov ostaja odgovorno podjetje samo.

V S-TEAM-u vam lahko pomagamo preveriti, ali vaš arhiv računov zdrži pri davčnem nadzoru, in urediti notranja pravila za hrambo.

Viri: ZDDV-1, 84. člen in 86. člen · ZVDAGA, 13. člen · Pravilnik o enotnih tehnoloških zahtevah (PETZ) · Arhiv RS: Seznam oblik zapisa za dolgoročno hrambo · ZIERDED, 18. člen

Which electronic documents stand up to a tax audit?

Most businesses already store invoices electronically: in a folder on a drive, in an email inbox or in the cloud. But a saved file is not, by itself, proof. During a tax audit, a business must demonstrate that an invoice is authentic, unaltered and legible throughout its retention period.

This is required by the Value Added Tax Act (ZDDV-1). Under Article 84, a taxable person must ensure authenticity of origin (who issued the invoice), integrity of content (that it has not changed since issue), and legibility from issue until the end of the retention period. Article 86 requires invoices to be retained in the original form in which they were sent. Another format is permitted if it prevents the alteration or deletion of data. Invoices must be retained for ten years after the end of the year to which they relate, and invoices relating to immovable property for twenty years. The tax authority has the right to access, download and use electronically stored invoices.

An ordinary PDF does not meet these requirements on its own, since it can be altered without leaving a trace. The PDF/A standard (ISO 19005) is designed for long-term retention: it embeds fonts and prohibits external content, so the document looks the same even ten years later. The Archives of the Republic of Slovenia recommends PDF/A-2 in its list of long-term preservation formats; PDF/A-1 and PDF/A-3 are also acceptable, while ordinary PDF is not on the list. PDF/A ensures legibility, but does not prove origin or that the document has remained unchanged. These assurances can be provided by a company’s qualified electronic seal and a qualified electronic timestamp under the European eIDAS Regulation, or by storage in a system with an audit trail.

The same considerations apply to scanning paper invoices. Article 13 of the Protection of Documents and Archives and Archival Institutions Act (ZVDAGA) permits destruction of a paper original if the digital version is equally usable and stored in accordance with the regulations. The Rules on Uniform Technological Requirements specify a minimum resolution of 300 dpi, capture quality control and metadata. The procedure must be described in internal rules. Businesses can submit these rules for approval to the Archives of the Republic of Slovenia, strengthening their position in a dispute or audit.

E-invoicing from 2028 brings another pitfall. The Financial Administration will store e-invoices in its free application for five years, while ZDDV-1 requires ten. E-delivery providers also generally delete invoices after delivery unless otherwise agreed. The business itself remains responsible for retaining the original e-invoice and its data.

At S-TEAM, we can help you check whether your invoice archive will stand up to a tax audit and put internal retention rules in place.

Sources: ZDDV-1, Articles 84 and 86 · ZVDAGA, Article 13 · Rules on Uniform Technological Requirements (PETZ) · Archives of the Republic of Slovenia: List of Formats for Long-Term Preservation · ZIERDED, Article 18

Welche elektronischen Dokumente halten einer Steuerprüfung stand?

Die meisten Unternehmen bewahren Rechnungen bereits elektronisch auf: in einem Ordner auf der Festplatte, im E-Mail-Postfach oder in der Cloud. Doch eine gespeicherte Datei ist noch kein Nachweis. Bei einer Steuerprüfung muss ein Unternehmen belegen können, dass eine Rechnung echt, unverändert und lesbar ist, und zwar bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist.

Dies verlangt das slowenische Mehrwertsteuergesetz (ZDDV-1). Nach Artikel 84 muss ein Steuerpflichtiger vom Zeitpunkt der Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrung die Echtheit der Herkunft (wer die Rechnung ausgestellt hat), die Unversehrtheit des Inhalts (dass er nach der Ausstellung nicht verändert wurde) und die Lesbarkeit sicherstellen. Artikel 86 bestimmt, dass Rechnungen in der ursprünglichen Form aufzubewahren sind, in der sie versandt wurden. Eine andere Form ist zulässig, wenn sie eine Änderung oder Löschung der Daten verhindert. Rechnungen müssen zehn Jahre nach Ablauf des Jahres, auf das sie sich beziehen, aufbewahrt werden; bei Rechnungen im Zusammenhang mit Immobilien beträgt die Frist zwanzig Jahre. Die Steuerbehörde hat das Recht, auf elektronisch gespeicherte Rechnungen zuzugreifen, sie herunterzuladen und zu verwenden.

Ein gewöhnliches PDF erfüllt diese Anforderungen für sich genommen nicht, weil es spurlos verändert werden kann. Für die Langzeitarchivierung ist der Standard PDF/A (ISO 19005) vorgesehen. Er bettet Schriftarten ein und verbietet externe Inhalte, sodass ein Dokument auch nach zehn Jahren gleich aussieht. Das Archiv der Republik Slowenien empfiehlt in seiner Liste der Formate für die Langzeitaufbewahrung PDF/A-2; auch PDF/A-1 und PDF/A-3 sind zulässig, das gewöhnliche PDF steht nicht auf der Liste. PDF/A gewährleistet die Lesbarkeit, belegt aber weder die Herkunft noch die Unverändertheit. Dies können ein qualifiziertes elektronisches Unternehmenssiegel und ein qualifizierter elektronischer Zeitstempel nach der europäischen eIDAS-Verordnung oder die Speicherung in einem System mit Prüfprotokoll gewährleisten.

Ähnliches gilt für das Scannen von Papierrechnungen. Artikel 13 des slowenischen Gesetzes zum Schutz von Dokumenten- und Archivgut sowie über Archive (ZVDAGA) erlaubt die Vernichtung des Papieroriginals, wenn die digitale Fassung gleichermaßen nutzbar ist und vorschriftsgemäß aufbewahrt wird. Die Verordnung über einheitliche technologische Anforderungen schreibt eine Auflösung von mindestens 300 dpi, eine Qualitätskontrolle bei der Erfassung und Metadaten vor. Das Verfahren muss in internen Regeln beschrieben sein. Unternehmen können diese Regeln dem Archiv der Republik Slowenien zur Bestätigung vorlegen und damit ihre Position bei Streitigkeiten oder Prüfungen stärken.

Mit den E-Rechnungen ab 2028 kommt eine weitere Falle hinzu. Die slowenische Finanzverwaltung wird E-Rechnungen in ihrer kostenlosen Anwendung fünf Jahre lang aufbewahren, während ZDDV-1 zehn Jahre verlangt. Auch Anbieter elektronischer Übermittlungswege löschen die Rechnung nach der Zustellung in der Regel, sofern nichts anderes vereinbart wurde. Für die Aufbewahrung der ursprünglichen E-Rechnung und ihrer Daten bleibt das Unternehmen selbst verantwortlich.

Wir von S-TEAM helfen Ihnen zu prüfen, ob Ihr Rechnungsarchiv einer Steuerprüfung standhält, und interne Aufbewahrungsregeln einzurichten.

Quellen: ZDDV-1, Artikel 84 und 86 · ZVDAGA, Artikel 13 · Verordnung über einheitliche technologische Anforderungen (PETZ) · Archiv der Republik Slowenien: Liste der Formate für die Langzeitaufbewahrung · ZIERDED, Artikel 18