PDF po e-pošti ni e-račun

Račun v PDF obliki, poslan po e-pošti, je danes v mnogih podjetjih vsakdan. Zdi se sodoben, saj ni več papirja, kuverte in znamke. A od 1. januarja 2028 med slovenskimi podjetji ne bo več dovoljen. Takrat se začne uporabljati Zakon o izmenjavi elektronskih računov in drugih elektronskih dokumentov (ZIERDED, Uradni list RS, št. 85/2025).

ZIERDED v 7. členu določa, da poslovni subjekti za medsebojne dobave blaga in storitev, opravljene v Sloveniji, izmenjujejo izključno e-račune. E-račun je po 2. členu račun, ki je izdan, poslan in prejet v strukturirani elektronski obliki, ki omogoča samodejno in elektronsko obdelavo. Enako velja za dobropise, bremepise in avansne račune. PDF, JPG ali sken te zahteve ne izpolni, saj jih računalnik ne more brez ugibanja prebrati kot podatke. E-račun mora biti v standardu e-SLOG ali v sintaksi, skladni z evropskim standardom EN 16931.

Zakon ureja tudi pot, po kateri račun potuje. E-računi se po 9. členu izmenjujejo prek registriranih ponudnikov e-poti, po omrežju PEPPOL ali z neposredno povezavo med informacijskima sistemoma obeh strank. Manjši zavezanci bodo lahko uporabljali brezplačno aplikacijo Finančne uprave. Isti člen izrecno določa, da izmenjava e-računov po elektronski pošti ni dovoljena. To pomeni, da tudi pravilen XML e-račun, poslan kot priloga e-pošte, ne bo skladen z zakonom. Za kršitev je zagrožena globa od 1.000 do 3.000 evrov za pravno osebo, od 500 do 1.500 evrov za samostojnega podjetnika in od 100 do 500 evrov za odgovorno osebo.

V starejših virih se še pojavlja datum 1. januar 2027. Izhaja iz osnutka zakona, sprejeti ZIERDED pa velja od 1. januarja 2028. Leta 2027 se pripravljajo le ponudniki e-poti: pravila zanje veljajo od 1. aprila 2027, seznam ponudnikov pa bo vzpostavljen 1. oktobra 2027. Za razliko od Hrvaške, kjer je obveznost najprej veljala za zavezance za DDV, ZIERDED velja za vse poslovne subjekte, tudi za samostojne podjetnike zunaj sistema DDV.

Podjetja imajo torej še nekaj več kot leto dni časa. Smiselno je že zdaj preveriti, ali program za fakturiranje podpira e-SLOG ali EN 16931, katerega ponudnika e-poti boste uporabljali in kateri kupci ter dobavitelji vam danes še pošiljajo ali prejemajo PDF po e-pošti.

V S-TEAM-u vam lahko pomagamo pregledati, kako danes izdajate in prejemate račune, ter pripraviti jasne korake za prehod na e-račune.

Viri: ZIERDED, Uradni list RS, št. 85/2025 · ePos: Vlada potrdila predlog zakona ZIERDED

A PDF sent by email is not an e-invoice

A PDF invoice sent by email is now commonplace in many businesses. It seems modern: there is no longer any paper, envelope or postage stamp. But from 1 January 2028, this will no longer be permitted between Slovenian businesses. This is when the Electronic Invoices and Other Electronic Documents Exchange Act (ZIERDED, Official Gazette of the Republic of Slovenia, No. 85/2025) begins to apply.

Article 7 of ZIERDED stipulates that businesses must exchange exclusively e-invoices for supplies of goods and services between them that take place in Slovenia. Under Article 2, an e-invoice is an invoice issued, transmitted and received in a structured electronic format that enables automatic electronic processing. The same applies to credit notes, debit notes and advance payment invoices. PDFs, JPGs and scans do not meet this requirement, because a computer cannot reliably interpret them as data without making assumptions. An e-invoice must use the e-SLOG standard or a syntax compliant with the European standard EN 16931.

The Act also regulates the route an invoice takes. Under Article 9, e-invoices are exchanged through registered e-delivery service providers, via the PEPPOL network or through a direct connection between the two parties’ information systems. Smaller businesses subject to the requirement will be able to use a free application provided by the Financial Administration. The same article expressly prohibits exchanging e-invoices by email. This means that even a valid XML e-invoice sent as an email attachment will not comply with the law. Violations carry fines of EUR 1,000 to EUR 3,000 for a legal entity, EUR 500 to EUR 1,500 for a sole proprietor, and EUR 100 to EUR 500 for the responsible person.

Older sources still sometimes mention 1 January 2027. That date came from the draft Act; the adopted ZIERDED applies from 1 January 2028. In 2027, only e-delivery service providers are preparing: the rules governing them apply from 1 April 2027, and the list of providers will be established on 1 October 2027. Unlike Croatia, where the obligation initially applied to VAT-registered businesses, ZIERDED covers all business entities, including sole proprietors who are not registered for VAT.

Businesses therefore have a little more than a year to prepare. It makes sense to check now whether your invoicing software supports e-SLOG or EN 16931, which e-delivery provider you will use, and which customers and suppliers still send or receive PDFs by email.

At S-TEAM, we can help you review how you currently issue and receive invoices and set out clear steps for the transition to e-invoicing.

Sources: ZIERDED, Official Gazette of the Republic of Slovenia, No. 85/2025 · ePos: Government approves the ZIERDED bill

Ein PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung

Eine per E-Mail versandte Rechnung im PDF-Format ist heute in vielen Unternehmen Alltag. Das wirkt modern: Papier, Briefumschlag und Briefmarke entfallen. Ab dem 1. Januar 2028 ist dieser Weg zwischen slowenischen Unternehmen jedoch nicht mehr zulässig. Dann findet das Gesetz über den Austausch elektronischer Rechnungen und anderer elektronischer Dokumente (ZIERDED, Amtsblatt der Republik Slowenien Nr. 85/2025) Anwendung.

Artikel 7 ZIERDED bestimmt, dass Unternehmen bei gegenseitigen Lieferungen von Waren und Leistungen, die in Slowenien erbracht werden, ausschließlich E-Rechnungen austauschen. Nach Artikel 2 ist eine E-Rechnung eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht. Dasselbe gilt für Gutschriften, Belastungsanzeigen und Anzahlungsrechnungen. PDF-Dateien, JPG-Bilder und Scans erfüllen diese Anforderung nicht, da ein Computer sie nicht ohne Annahmen zuverlässig als Daten auslesen kann. Eine E-Rechnung muss dem Standard e-SLOG oder einer mit der europäischen Norm EN 16931 übereinstimmenden Syntax entsprechen.

Das Gesetz regelt auch den Übermittlungsweg. Nach Artikel 9 werden E-Rechnungen über registrierte Anbieter elektronischer Übermittlungswege, über das PEPPOL-Netzwerk oder über eine direkte Verbindung zwischen den Informationssystemen beider Geschäftspartner ausgetauscht. Kleinere verpflichtete Unternehmen können eine kostenlose Anwendung der slowenischen Finanzverwaltung nutzen. Derselbe Artikel untersagt den Austausch von E-Rechnungen per E-Mail ausdrücklich. Somit ist auch eine formal korrekte XML-E-Rechnung, die als E-Mail-Anhang versandt wird, nicht gesetzeskonform. Bei Verstößen drohen Geldbußen von 1.000 bis 3.000 Euro für juristische Personen, von 500 bis 1.500 Euro für Einzelunternehmer sowie von 100 bis 500 Euro für verantwortliche Personen.

In älteren Quellen wird teilweise noch der 1. Januar 2027 genannt. Dieses Datum stammt aus dem Gesetzentwurf; das verabschiedete ZIERDED gilt ab dem 1. Januar 2028. Im Jahr 2027 bereiten sich zunächst nur die Anbieter elektronischer Übermittlungswege vor: Die für sie geltenden Regeln treten am 1. April 2027 in Kraft, das Anbieterverzeichnis wird am 1. Oktober 2027 eingerichtet. Anders als in Kroatien, wo die Verpflichtung zunächst für Mehrwertsteuerpflichtige galt, erfasst ZIERDED sämtliche Unternehmen, auch Einzelunternehmer, die nicht für die Mehrwertsteuer registriert sind.

Den Unternehmen bleibt somit noch etwas mehr als ein Jahr Zeit. Sinnvoll ist es, bereits jetzt zu prüfen, ob Ihre Rechnungssoftware e-SLOG oder EN 16931 unterstützt, welchen Übermittlungsdienstleister Sie nutzen werden und welche Kunden und Lieferanten Rechnungen derzeit noch als PDF per E-Mail versenden oder empfangen.

Wir von S-TEAM unterstützen Sie dabei, Ihre heutigen Abläufe beim Ausstellen und Empfangen von Rechnungen zu prüfen und klare Schritte für die Umstellung auf E-Rechnungen festzulegen.

Quellen: ZIERDED, Amtsblatt der Republik Slowenien Nr. 85/2025 · ePos: Regierung billigt Gesetzentwurf ZIERDED